Conservazione Sostitutiva a Norma

Dal 2004 la legislazione italiana ha recepito una direttiva comunitaria che permetteva di eliminare i documenti cartacei con rilevanza fiscale/legale e conservarli solo in formato elettronico. Dopo anni di sostanziale stasi dal punto di vista normativo, con il Decreto del Presidente dei Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, che definisce le regole tecniche in materia di sistema di conservazione, il legislatore ha voluto dare nuovo slancio all'argomento.

I principi cardine di ogni sistema di conservazione sono essenzialmente due:

  1. Firma Digitale
  2. Marca Temporale

Mentre il compito della Firma Digitale è quello di assicurare l'immodificabilità del documento e garantirne l'origine, la Marca Temporale ha lo scopo di fissare data e ora di applicazione, certificando così nel tempo il momento esatto in cui un determinato documento è stato emesso.

Il sistema di conservazione ha quindi lo scopo di garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, come previsto dal CAD (art.44).

Il sistema di conservazione proposto potrà essere pienamente integrato con la nostra soluzione di gestione documentale Integrated Communication Platform, che automaticamente si occuperà di ricevere i flussi di documenti, elaborarli secondo le specifiche del canale di invio (cartaceo e/o telematico) controllare i fornitori e inviare in conservazione i PDF prodotti, senza necessità di alcun intervento da parte vostra.

Principali vantaggi

  • Aumento dell'efficienza del sistema
  • Costi certi ed eliminazione dei costi strutturali (ad es. magazzini o stanze dedicate allo stoccaggio dei documenti)
  • Risparmio di tempo per la ricerca dei documenti
  • Semplificazione dei rapporti con l'Agenzia delle Entrate
  • Accesso autorizzato alle informazioni
  • Esibizione a norma dei documenti

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